Cette section présente notre offre de formation à distance. Vous y trouverez des capsules touchant plusieurs aspects de la gestion intégrée des documents. Si vous préférez une formation plus traditionnelle en personne, n’hésitez pas à nous contacter pour spécifier votre besoin.
La formation sur la numérisation de substitution constitue une étape nécessaire à la mise en vigueur de la Procédure de numérisation pour substitution des documents papier. C’est pourquoi cette capsule a été mise en ligne afin d’en faciliter l’accès pour les membres du personnel de l’Université Laval. Bonne formation!
Nota bene : Lorsque la vidéo est affichée, cliquer sur la flèche au bas de l’écran pour la faire démarrer.
Un certificat de signature intégré à Constellio permet de signer des documents et de les certifier dans l’application.
Un certificat de signature permet de maintenir le lien entre le signataire et le document en plus de préserver les informations du contexte de la signature (date et heure de signature par exemple). Un document signé à l’aide d’un certificat est transformé en un format PDF/A, qui assure la préservation et la conservation du document dans le temps. Ce format garantit l’intégrité du document en confirmant qu’il n’a pas été modifié après la signature.
Capsule – Envoyer un document à faire signer (cliquez ici) (4 minutes approx.)
Capsule – Recevoir un document à signer (cliquez ici) (3 minutes approx.)
Nota bene : Lorsque la vidéo est affichée, cliquer sur la flèche au bas de l’écran pour la faire démarrer.
Instruction – Signer un document (cliquez ici)
Instruction – Demander une signature (cliquez ici)
Pour permettre à une personne qui n’utilise pas Constellio de valider l’authenticité de la signature, vous pouvez l’inviter à aller sur le portail de validation de signature à l’adresse suivante : https://validation.cloud.constellio.com/
Ce portail est un service gratuit de validation de signatures électroniques réalisées dans Constellio. Pour l’utiliser, il suffit de glisser un ou des fichiers PDF pour que le portail analyse les signatures qu’il contient. Les fichiers PDF ne sont pas conservés sur le portail.
Les informations suivantes sont validées par le portail :
Ce parcours de formation pour autodidacte vise à permettre un apprentissage structuré et à distance du logiciel Constellio.
C’est quoi Constellio ? Il s’agit de l’outil technologique retenu à l’Université Laval pour constituer la voûte documentaire institutionnelle et pour gérer vos documents de manière intégrée :
Constellio a donc deux rôles :
Constellio s’inscrit dans le cadre du Projet de gestion intégrée des documents (GID) à l’Université Laval. Ce projet, c’est la mise en place d’outils qui répondent à des besoins collectifs et institutionnels. Il facilite la gestion, le partage et la recherche de documents dans un environnement sécuritaire en plus de permettre à l’Université Laval de répondre à des exigences légales.
Séparé en 5 étapes, ce parcours de formation permet d’écouter à son rythme différents vidéos, de répondre à des questionnaires pour tester ses connaissances acquises en plus d’avoir accès à différentes ressources complémentaires, notamment des instructions de travail.
Il vous reste des questions en suspens au terme de ce parcours? Notez-les précieusement et c’est avec plaisir que nous y répondrons lors d’un complément de formation en direct. Ou encore, écrivez-nous à supportgid@sg.ulaval.ca.
Bon apprentissage!
