Formation

    Cette section présente notre offre de formation à distance. Vous y trouverez des capsules touchant plusieurs aspects de la gestion intégrée des documents. Si vous préférez une formation plus traditionnelle en personne, n’hésitez pas à nous contacter pour spécifier votre besoin.

    Formation sur la numérisation de substitution

    La formation sur la numérisation de substitution constitue une étape nécessaire à la mise en vigueur de la Procédure de numérisation pour substitution des documents papier. C’est pourquoi cette capsule a été mise en ligne afin d’en faciliter l’accès pour les membres du personnel de l’Université Laval. Bonne formation!

    • Capsule – Formation sur la numérisation de substitution (cliquez ici) (10 minutes approx.)

    Nota bene : Lorsque la vidéo est affichée, cliquer sur la flèche au bas de l’écran pour la faire démarrer.

    La signature électronique de documents dans Constellio

    Un certificat de signature intégré à Constellio permet de signer des documents et de les certifier dans l’application.

    Qu’est-ce qu’un certificat de signature ?

    Un certificat de signature permet de maintenir le lien entre le signataire et le document en plus de préserver les informations du contexte de la signature (date et heure de signature par exemple). Un document signé à l’aide d’un certificat est transformé en un format PDF/A, qui assure la préservation et la conservation du document dans le temps. Ce format garantit l’intégrité du document en confirmant qu’il n’a pas été modifié après la signature.

    Formation et instructions de travail

    Capsule – Signer un document et envoyer un document à faire signer (cliquez ici) (4 minutes approx.)

    Capsule – Recevoir un document à signer (cliquez ici) (3 minutes approx.)

    Nota bene : Lorsque la vidéo est affichée, cliquer sur la flèche au bas de l’écran pour la faire démarrer.

    Instruction Signer un document (cliquez ici)

    Instruction Demander une signature (cliquez ici)

    Un outil complémentaire – le portail de validation de signature

    Pour permettre à une personne qui n’utilise pas Constellio de valider l’authenticité de la signature, vous pouvez l’inviter à aller sur le portail de validation de signature à l’adresse suivante : https://validation.cloud.constellio.com/

    Ce portail est un service gratuit de validation de signatures électroniques réalisées dans Constellio. Pour l’utiliser, il suffit de glisser un ou des fichiers PDF pour que le portail analyse les signatures qu’il contient. Les fichiers PDF ne sont pas conservés sur le portail.

    Les informations suivantes sont validées par le portail :

    • Un certificat valide a bien été ajouté aux signatures.
    • Le document n’a pas été modifié suite à la dernière signature.
    • Lorsque le document a été signé, les certificats utilisés étaient toujours valides.
    • Les certificats utilisés sont reconnus par Constellio.
    • Les signatures ont été faites à partir d’un serveur Constellio.

     

    Constellio – Parcours de formation

    Introduction au parcours de formation Constellio

    Ce parcours de formation pour autodidacte vise à permettre un apprentissage structuré et à distance du logiciel Constellio.

    C’est quoi Constellio ? Il s’agit de l’outil technologique retenu à l’Université Laval pour constituer la voûte documentaire institutionnelle et pour gérer vos documents de manière intégrée :

    • Il permet de gérer les documents et les dossiers sur tout support durant tout leur cycle de vie, de leur création ou leur réception jusqu’à leur élimination ou leur conservation.
    • Constellio permet également de soutenir certains processus clés liés aux dossiers et documents administratifs.

    Constellio a donc deux rôles :

    • Constituer une voûte documentaire permettant de remplacer notamment les partages réseau, utilisés pour la sauvegarde et le partage de documents et de dossiers.
    • Appliquer les règles de conservation prévues aux dossiers pour les transférer en archivage. Cela est possible puisque Constellio est configuré en fonction du plan de classification et du calendrier de conservation.

    Constellio s’inscrit dans le cadre du Projet de gestion intégrée des documents (GID) à l’Université Laval. Ce projet, c’est la mise en place d’outils qui répondent à des besoins collectifs et institutionnels. Il facilite la gestion, le partage et la recherche de documents dans un environnement sécuritaire en plus de permettre à l’Université Laval de répondre à des exigences légales.

     

    Le parcours de formation

    Séparé en 5 étapes, ce parcours de formation permet d’écouter à son rythme différents vidéos, de répondre à des questionnaires pour tester ses connaissances acquises en plus d’avoir accès à différentes ressources complémentaires, notamment des instructions de travail.

    Il vous reste des questions en suspens au terme de ce parcours? Notez-les précieusement et c’est avec plaisir que nous y répondrons lors d’un complément de formation en direct. Ou encore, écrivez-nous à supportgid@sg.ulaval.ca.

     

    Bon apprentissage!

    Étape 1

    Introduction, accueil et navigation : Vous trouverez ici une introduction à Constellio et une vidéo concernant la navigation dans la voûte institutionnelle.

    Étape 2

    Recherche simple : Cliquez ici pour en apprendre plus sur la recherche dans Constellio avec notamment une vidéo explicative ainsi qu’un aide-mémoire.

    Étape 3

    Ajout, consultation et modification d’un dossier : En plus d’accéder à trois courtes vidéos, un aide-mémoire sur l’application du cycle de vie dans Constellio et son impact sur l’organisation des dossiers vous est fourni ici.

    Étape 4

    Ajout, consultation et modification d’un document : Pour tout apprendre sur la manipulation des documents dans la voûte institutionnelle, cliquez ici.

    Étape 5

    Fonctionnalités complémentaires : Vous en apprendrez plus sur des fonctionnalités complémentaires à votre gestion quotidienne comme le panier, le bureau et l’importation en lot.

    Conclusion

    Voilà qui termine ce parcours de formation. Vous trouverez ici des vidéos qui vous permettront également de pousser plus loin les fonctionnalités de Constellio.