Constellio

    Vous trouvez dans cette section toute l’information pertinente à l’utilisation du logiciel Constellio, la voûte institutionnelle de l’Université Laval. Outre les instructions de travail documentant les principales fonctionnalités de l’outil nous vous proposons également plusieurs trucs et astuces ayant pour but d’en faciliter son utilisation.

    C’est quoi Constellio ?

    Constellio est :

    • un logiciel libre québécois;
    • retenu à l’Université Laval pour constituer la voûte documentaire dans les unités et appliquer la conformité sur les documents institutionnels.

    Constellio permet de :

    • structurer et organiser vos documents et dossiers institutionnels, c’est-à-dire tous les documents créés ou reçus par un employé administratif de UL dans le cadre de ses fonctions et des mandats qui lui sont confiés;
    • appliquer le cycle de vie des documents et des dossiers jusqu’à
      • leur versement vers les archives UL ou
      • leur destruction en conformité avec les lois et les règlements en vigueur.

     

    POURQUOI CONSTELLIO ?

    Pour répondre à des besoins institutionnels

    • Répondre aux exigences légales et réglementaires auxquelles l’Université Laval est soumise.
    • Réduire les investissements requis pour la mise en place de serveurs, la sauvegarde des données et des documents ainsi que pour l’achat de logiciels.

    Pour répondre à des besoins de gouvernance

    • Assurer la sécurité (accès et conservation) des dossiers et documents pour la continuité des affaires.
    • Mitiger le risque de perte d’information.
    • Permettre de répondre aux demandes d’accès à l’information.

    Pour répondre à des besoins individuels

    Permettre aux employés de l’Université Laval d’avoir les bons outils pour gérer une masse documentaire numérique croissante et éparse.

     

    COMMENT IMPLANTER CONSTELLIO DANS SON UNITÉ ?

    Communiquer avec la Division de la gestion des documents administratifs et des archives (DGDAA) à l’adresse supportgid@sg.ulaval.ca.

    Capsules de formation

    Ces capsules de formation s’adressent aux utilisateurs actuels de Constellio et présentent les nouveautés de la version 9.0 

    • Capsule 1 Survol des nouveautés de la version 9.0 de Constellio (cliquez ici) (7 minutes approx.) 
    • Capsule 2 Consultation et modification des dossiers (cliquez ici) (8 minutes approx.) 
    • Capsule 3 – Consultation et modification des documents (cliquez ici) (6 minutes approx.) 
    • Capsule 4  Partage des dossiers et des documents (cliquez ici) (4 minutes approx)
    • Capsule 5 – Recherche simple et recherche avancée (cliquez ici) (7 minutes approx.) 

    Trucs et astuces

    Rafraichir la page à l'aide de la touche F5

    À tout moment, utilisez la touche F5 pour rafraîchir la page et en actualiser le contenu.

    Rechercher un document dans l'ensemble d'un dossier et ses sous-dossiers

    Pour faire une recherche à l’intérieur d’un dossier, utilisez la fonction « Faire une recherche dans ce dossier » accessible depuis la fiche d’un dossier.

    Pour que la recherche s’effectue également dans les sous-dossiers, cocher le bouton « Inclure l’arborescence ».

    Envoi du lien d’un document ou d’un dossier via le courriel

    Plutôt que d’envoyer un document en pièce jointe, lorsqu’un document ou un dossier est partagé à une personne qui utilise Constellio, il est possible de tout simplement copier/coller, dans un courriel, le lien vers le document ou dossier :

    1. Tout d’abord, consulter la fiche du dossier ou du document en question
    2. Depuis le menu d’action, sélectionner le bouton Lien de consultation
    3. Par la suite, coller le lien dans votre courriel

    Porter une attention particulière à ce lien :

    • Le lien d’un document comporte la mention displayDocument
    • Le lien d’un dossier comporte la mention displayFolder
    Version mineure ou majeure d’un document (différence)

    Lors du retour d’un document, Constellio demande si le document est une version mineure ou majeure. Voici la distinction entre les deux :

    • Version mineure : modifications de type corrections orthographiques ou grammaticales.
    • Version majeure : modifications/ajouts de paragraphes significatifs, document final.

    En cas de doute, sélectionner « version majeure ».

    Agent : Options « Quitter » ou « Rafraîchir »

    À la suite d’un message d’erreur de l’Agent Constellio, il est recommandé de « Quitter » l’agent pour ensuite le reconnecter. Pour le quitter :

    Pour relancer l’agent :

    À ce moment, l’agent est reconnecté et prêt à être utilisé. Au besoin, valider simplement s’il est nécessaire de s’authentifier à nouveau pour se connecter

    L’option “Rafraîchir” est utilisée lorsqu’un document est emprunté et qu’il n’apparaît pas dans l’agent dans les documents empruntés. Cette option permet de rafraîchir les résultats.

    Comparer deux (2) versions d’un document

    Il est possible de comparer 2 versions d’un document à l’aide de l’option « comparer» située dans l’onglet « historique des versions ».

    Il est à noter que :

    • Les formats Word, Excel et PowerPoint sont à privilégier pour l’utilisation de cette option.
    • Il n’est pas possible de comparer plus de 2 versions d’un document à la fois.
    • Il est seulement possible d’utiliser l’option si deux versions sont sélectionnées.
    • La comparaison des versions fonctionne sur le contenu du texte, et non sa forme (police, mise en page, etc.).

    Les versions sont présentées l’une à côté de l’autre avec des couleurs et des symboles :

    Éléments supprimés

    – Le symbole “-” suivi d’un texte surligné en rouge – rosé : indique l’information qui a été supprimée.

     Une suppression implique le retrait complet d’une portion du texte sans qu’aucune phrase ou caractère viennent remplacer l’espace occupé par le texte supprimé.

     

    Éléments ajoutés

    – Le symbole “+” suivi d’un texte surligné en vert indique l’information qui a été qui a été ajoutée.

     Un ajout implique la rédaction d’une nouvelle portion de texte sans qu’aucune phrase ou caractère ait été modifié directement avant ou après l’ajout. 

     

    Éléments modifiés

    – Le symbole “≠” suivi d’un texte surligné en jaune indique uniquement les parties du texte qui ont été modifiées (par exemple un changement de tournure de phrase).

     Dans le cas où une section est ajoutée ou supprimée avec une modification de phrase ou de caractères, la suppression ou la modification sera considérée comme une modification.

    Supprimer en lot des dossiers et des documents

    Il est possible supprimer en lot des dossiers et/ou des documents. Cette action est disponible partout où l’on retrouve le bouton « Actions sur la sélection ». Pour y arriver :

    1. Sélectionner les dossiers et/ou les documents à supprimer avec les cases à cocher
    2. Cliquer sur Actions sur la sélection
    3. Cliquer sur supprimer
    Emprunter en lot

    Il est possible d’emprunter plusieurs documents à la fois partout où le menu « Actions sur la sélection » s’affiche, après avoir sélectionné des documents avec la case à cocher.

    Il est à noter que certains éléments dans Constellio ne peuvent être empruntés comme les dossiers et les courriels. De ce fait, pour ces éléments, la fonction « Emprunter » ne se retrouvera pas dans le menu d’actions.

    1. Sélectionner plus d’un document à l’aide des cases à cocher.
    2. Cliquer sur « Actions sur la sélection » et choisir dans le menu d’actions « Emprunter »

    Les documents auront désormais le statut emprunté par vous.

    Attention – lors de l’emprunt de plusieurs documents, ceux-ci ne s’ouvrent pas automatiquement.

     

    Retourner en lot

    Il est possible de retourner plusieurs documents à la fois partout où le menu « Actions sur la sélection » s’affiche, après avoir sélectionné des documents empruntés par vous avec la case à cocher.

    Il est à noter que lors d’un retour en lot, le même choix de version majeure ou mineure doit s’appliquer aux documents. En cas de doute, sélectionner « version majeure ».

    1. Accéder à l’écran d’accueil et sélectionner « Documents empruntés ».
    2. Sélectionner à l’aide des cases à cocher les documents à retourner.
    3. Cliquer sur « Actions sur la sélection » et sélectionner « Retourner » dans le menu déroulant.
    4. Sélectionner « Version majeure » ou « Version mineure » et enregistrer.
    Ajuster les colonnes de la fenêtre (roulette)

    Lorsque vous naviguez à l’intérieur d’un dossier, en mode tableau, il vous est possible de modifier l’affichage des colonnes pour les documents. Dirigez-vous sur la roulette à l’extrême droite et sélectionnez les champs que vous voulez voir s’afficher.

    Restreindre la recherche aux dossiers ou aux documents uniquement

    Il est possible de cibler uniquement des dossiers ou des documents dans les résultats de la recherche.

    Depuis le module de recherche avancée, il suffit de spécifier si la recherche porte sur des dossiers ou des documents en sélectionnant le Type correspondant. Les résultats affichés ne contiendront que le type sélectionné.

    Par les facettes, il faut sélectionner le Type correspondant.

    La recherche par chemin

    La recherche par chemin permet de rechercher des dossiers ou des documents par chemin d’accès dans Constellio. Il est donc possible de cibler une rubrique du plan de classification, une rubrique de niveau supérieure, un dossier, une unité administrative, un espace virtuel (vue) et de réaliser une recherche à l’intérieur de tout ce qui se trouve sous l’objet ciblé.

    Depuis le module de recherche avancée, sélectionner la métadonnée « Chemin » et avec la loupe identifier l’élément à partir duquel réaliser la recherche

    Identifier les dossiers ne contenant aucun document numérique

    Il est possible d’identifier les dossiers ne contenant aucun document numérique à l’aide de la recherche avancée.  Ce critère de recherche peut être utile pour retirer les dossiers vides des résultats d’une recherche ou encore cibler les dossiers vides afin de les supprimer.

    Depuis le module de recherche avancé, après avoir sélectionner le Type « Dossier », sélectionner la métadonnée « Contient un document numérique » et avec le menu déroulant, sélectionner NON.

    Il est également possible de cibler les dossiers contenant des documents numériques en sélectionnant l’option OUI

    Appliquer plusieurs facettes en un seul clic

    Un élément de configuration du profil de l’utilisateur permet de sélectionner plusieurs facettes avant que les résultats de la recherche ne s’affichent.  Autrement, la page des résultats se rafraichit à chaque ajout ou retrait.

    Pour appliquer cet élément de configuration :

    1. Cliquer sur l’identifiant de l’usager en bas à droite de l’écran et sélectionner « Modifier le profil ».
    2. Sous l’onglet Configurations personnelles, cocher « Application multiple des facette » en bas de la page et cliquer sur « Enregistrer ».

    Attention, même si le bouton « Appliquer » apparaît sous chacune des facettes, il est possible de sélectionner plusieurs facettes et de cliquer sur « Appliquer » une seule fois.

    Afficher uniquement les dossiers actifs dans les résultats de la recherche

     

    L’option « Cacher le contenu non actif » permet de retirer tous les documents semi-actifs ou inactifs des résultats d’une recherche. Si la consultation de documents contenus dans des dossiers oranges ou mauves est très rarement utilisée dans vos tâches quotidiennes, il peut être utile de cocher cette option pour réduire le nombre de résultats dans vos recherches et ainsi d’accéder à vos documents plus rapidement.

     

    Pour configurer cet élément :

    1. Cliquer sur l’identifiant de l’usager en bas à droite de l’écran et sélectionner « Modifier le profil ».
    2. Sous l’onglet Configurations personnelles, sélectionner l’option « Cacher le contenu non actif » puis sur « Enregistrer » pour sauvegarder les préférences.

    Pour rechercher des dossiers semi-actifs ou inactifs, tant en recherche simple qu’en recherche avancée, il sera nécessaire de retourner dans les configurations personnelles afin de décocher cette option.