À cette étape, vous apprendrez comment ajouter un dossier dans Constellio. Le dossier constitue le cœur de la gestion des documents dans Constellio. C’est autour de lui que vont s’appliquer deux autres outils de gestion documentaire : le plan de classification et le calendrier de conservation.
Un dossier va comprendre non seulement l’ensemble de ses documents, mais également l’ensemble de ses sous-dossiers. Ce premier niveau de dossier est généralement appelé le dossier parent. Ce dernier doit avoir, en plus de son titre, un lien avec une rubrique du plan de classification.
Règle générale, dans votre unité, un aide au classement personnalisé énonce les rubriques du plan de classification utilisées selon vos types de dossiers. N’hésitez pas à le demander si vous ne l’avez pas sous la main!
La rubrique du plan de classification permet de faire appliquer un cycle de vie au dossier parent et à l’ensemble de son contenu. Cela a d’ailleurs un impact sur l’organisation des dossiers dans Constellio. Pour en savoir plus, consulter la section des éléments clés à retenir.
La question à retenir lorsque vient le temps de classer vos dossiers et documents est la suivante :
Au terme de cette étape, vous serez en mesure de créer un dossier dans Constellio, de naviguer dans les divers onglets de consultation, de modifier la fiche du dossier, de faire une recherche ciblée et d’exploiter les différentes actions disponibles au dossier, notamment déplacer, ajouter un sous-dossier, obtenir le lien de consultation, supprimer, dupliquer et partager le dossier.
Vidéos :
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Retour sur l’apprentissage et ressources complémentaires :
Pour passer à l’étape 4 : Ajout, consultation et modification d’un document, cliquer ici.
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