Documents numériques ou papier, la gestion de votre information peut prendre différents aspects. Pour chacun de ceux-ci, la Division de la gestion des documents administratifs et des archives a à cœur de répondre à vos questions et de vous proposer des solutions éprouvées!
En analysant votre situation de départ, il nous est possible d’offrir un service-conseil visant à optimiser différents éléments de gestion de vos documents : soutien de vos processus de travail, disposition des documents n’ayant plus d’utilité et emphase sur la conservation des documents pertinents, numérisation de vos documents papier pour optimiser la rapidité d’accès et de partage, protection de l’information sensible, etc. Parce que de nos jours, chacun tente de trouver plus d’efficacité dans son travail, de ne pas être submergé par le poids de l’information et de mettre le doigt, au bon moment, sur une information intègre et de qualité, la DGDAA met à votre service une équipe d’experts dévoués.
Contactez-nous!
Tél: (418) 656-2131 poste 403722
Courriel : division.archives@sg.ulaval.ca
Structure de répertoires partagés, courriels, classeurs débordants de dossiers, système de gestion et même jusque dans le nuage, vos documents prennent aujourd’hui plusieurs formes et se classent en une multitude d’endroits. En arriver à bien les gérer passe désormais par une meilleure gouvernance et une connaissance accrue des interactions entre vous, vos collègues de travail et vos partenaires issus de différents milieux. Nos services conseils passent d’abord par une définition claire de votre besoin. Cette base permet d’établir une solution adaptée et optimisée à votre cadre de travail. Nous offrons également le support en matière de gestion intégrée des documents, soit une méthode de gestion des documents numériques et papier basée sur une combinaison d’outils éprouvés visant à assurer un meilleur repérage des documents, mais aussi une conservation qui réponde à vos besoins. N’hésitez pas à consulter notre offre de service dédié à ce projet novateur à l’Université Laval: le projet de gestion intégrée des documents!
La Division de la gestion des documents administratifs et des archives peut vous conseiller sur chacune de ces questions!
En appliquant le calendrier de conservation, il est possible de déterminer si chacun des dossiers doit ou non être conservé. Dans le cas où vos dossiers sont toujours nécessaires à vos activités, il est possible de les entreposer temporairement à l’entrepôt de documents semi-actifs. Pour ce faire, il vous faudra :
N’hésitez pas à communiquer avec nous pour en savoir plus sur ce service!
Les courriels sont des documents, au même titre que tous nos autres documents administratifs. Voici quelques clés pour les gérer efficacement:
Consulter également nos Principes de gestion des courriels
Le calendrier de conservation est un outil de gestion des documents permettant d’établir la durée de conservation des documents administratifs de l’Université Laval. Validé par le Comité des archives, puis approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), il établit pour chacune des séries documentaires le nombre d’années où le dossier doit être conservé à vos locaux (actif) ainsi que le nombre d’années où le dossier doit être conservé à notre entrepôt (semi-actif). Enfin, le calendrier de conservation détermine la disposition du dossier au terme de sa vie utile : destruction ou versement aux archives de l’Université Laval (inactif). N’hésitez pas à nous appeler pour toute question relative à la conservation des documents!
A priori, cela n’est pas nécessaire, puisque le document papier est préservé et qu’il est toujours possible de revenir au document papier en cas de problème
La Procédure de numérisation pour substitution des documents papier contient toutefois de bonnes pratiques à suivre.
Oui, après vérification exhaustive de la qualité et de la quantité du document numérisé ET
Oui, uniquement si le numériseur utilisé est le même que celui identifié sur la procédure en vigueur.
Oui. Par contre, une opération de numérisation d’envergure peut être très exigeante sur les plans financiers et humains. Avant d’entreprendre un projet de numérisation, il est requis de solliciter l’expertise-conseil d’un spécialiste en archivistique afin d’analyser les options disponibles et de prendre la meilleure décision.
Mandater un technicien en informatique afin que les validations techniques soient réalisées. Ce dernier doit compléter les sections 2 et 6 de la procédure de numérisation;
Compléter l’en-tête de la procédure de numérisation de substitution;
Définir qui peut faire une numérisation de substitution et s’assurer que ce personnel suive la formation de la DGDAA;
Afficher la procédure de numérisation de substitution en vigueur près du numériseur.
Un déménagement, c’est souvent l’occasion d’optimiser les espaces de classement. Pour y parvenir, il est possible, dans un premier temps, d’appliquer le calendrier de conservation afin de conserver uniquement les dossiers nécessaires au travail, de supprimer les dossiers devenus inutiles et de verser à la DGDAA les dossiers devant être conservés pour leur valeur historique. Aussi, il est possible d’envisager la numérisation de certaines séries documentaires. Afin de faire des choix éclairés en matière de numérisation, n’hésitez pas à faire appel à nos services.
