Guides, formulaires et outils de gestion des documents

    La Politique de gestion des documents administratifs et des archives établit ses orientations en matière de gestion intégrée des documents. Elle énonce ses objectifs, définit les champs d’application et le cadre normatif, ainsi que les rôles et les obligations des divers intervenants. Les documents produits et reçus par ses unités représentent un actif informationnel riche et essentiel à la réalisation de sa mission ainsi qu’à la constitution de sa mémoire institutionnelle. Pour soutenir la gestion des documents dans les unités, la DGDAA offre également d’autres outils de gestion des documents. À cette fin, vous trouverez une foule de renseignements utiles, que ce soit sur:

    • nos outils de gestion des documents (plan de classification, calendrier de conservation, outil de GID),
    • les formulaires d’envoi et de commande à l’entrepôt de documents semi-actifs
    • tout autre document normatif sur la numérisation ou les courriels, par exemple

    Bonne lecture et contactez-nous pour toutes questions ou précisions supplémentaires!

    Consulter tous les outils relatifs à Constellio!

    Outils de gestion

    Le plan de classification de l’Université Laval s’intègre aux bonnes pratiques de gestion des documents papier et numériques. Basé sur les activités de l’institution, il permet notamment d’assurer un meilleur repérage des dossiers.

    Avant de déployer ce plan de classification dans vos unités, il est recommandé de contacter notre équipe afin de s’assurer que cet outil répond à vos besoins.

    Lié aux rubriques du plan de classification, le calendrier de conservation détermine les durées de conservation des dossiers administratifs et vient préciser leur mode de disposition au terme de leur vie utile : destruction ou versement aux archives de l’Université Laval.

    Envoi de documents à l'entrepôt et formulaires

    Le déclassement est une activité annuelle où les unités administratives envoient leurs boîtes de dossiers semi-actifs à l’entrepôt de l’Université Laval. Cette section contient les outils nécessaires à l’envoi des boîtes à l’entrepôt et au rappel des dossier.

    Pour obtenir le matériel nécessaire à la mise en boîte des dossiers (boites, pochettes, etc.), contactez-nous.

    Tél: (418) 656-2131 poste 403722

    Courriel : division.archives@sg.ulaval.ca

    Foire aux questions

    La Division de la gestion des documents administratifs et des archives peut vous conseiller sur chacune de ces questions!

    Débordé par vos dossiers papier? Comment utiliser les services d'entreposage de la DGDAA?

    En appliquant le calendrier de conservation, il est possible de déterminer si chacun des dossiers doit ou non être conservé. Dans le cas où vos dossiers sont toujours nécessaires à vos activités, il est possible de les entreposer temporairement à l’entrepôt de documents semi-actifs. Pour ce faire, il vous faudra :

    1. Commander vos boîtes d’entreposage en communicant avec nous.
    2. Déposer vos dossiers semi-actifs et complétez le formulaire à cet effet
    3. Envoyer vos boîtes à l’entrepôt

    N’hésitez pas à communiquer avec nous pour en savoir plus sur ce service!

    Combien de temps dois-je conserver mes courriels ?

    Les courriels sont des documents, au même titre que tous nos autres documents administratifs. Voici quelques clés pour les gérer efficacement:

    • Conserver les courriels pertinents dans vos dossiers.
    • Classer dans un dossier à détruire les courriels ayant une valeur éphémère. Il est de bon usage de détruire le contenu de ce dossier au trois mois.

    Consulter également nos Principes de gestion des courriels

    Combien de temps dois-je conserver mes dossiers?

    Le calendrier de conservation est un outil de gestion des documents permettant d’établir la durée de conservation des documents administratifs de l’Université Laval. Validé par le Comité des archives, puis approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), il établit pour chacune des séries documentaires le nombre d’années où le dossier doit être conservé à vos locaux (actif) ainsi que le nombre d’années où le dossier doit être conservé à notre entrepôt (semi-actif). Enfin, le calendrier de conservation détermine la disposition du dossier au terme de sa vie utile : destruction ou versement aux archives de l’Université Laval (inactif). N’hésitez pas à nous appeler pour toute question relative à la conservation des documents!

    Je conserve mon document papier, dois-je suivre la procédure de numérisation de substitution en vigueur?

    A priori, cela n’est pas nécessaire, puisque le document papier est préservé et qu’il est toujours possible de revenir au document papier en cas de problème

    La Procédure de numérisation pour substitution des documents papier contient toutefois de bonnes pratiques à suivre.

    J’ai numérisé un document avant la mise en vigueur de la procédure et je veux maintenant détruire le document papier. Puis-je le faire?

    Oui, après vérification exhaustive de la qualité et de la quantité du document numérisé ET

    Oui, uniquement si le numériseur utilisé est le même que celui identifié sur la procédure en vigueur.

    Je souhaite débarrasser mes classeurs de documents papier et entreprendre une vaste procédure de numérisation, puis-je me fier à la procédure de numérisation de substitution?

    Oui. Par contre, une opération de numérisation d’envergure peut être très exigeante sur les plans financiers et humains. Avant d’entreprendre un projet de numérisation, il est requis de solliciter l’expertise-conseil d’un spécialiste en archivistique afin d’analyser les options disponibles et de prendre la meilleure décision.

    Je suis gestionnaire d’une unité et je souhaite mettre en place la Procédure de numérisation pour substitution des documents papier. Que dois-je faire?

    Mandater un technicien en informatique afin que les validations techniques soient réalisées. Ce dernier doit compléter les sections 2 et 6 de la procédure de numérisation;

    Compléter l’en-tête de la procédure de numérisation de substitution;

    Définir qui peut faire une numérisation de substitution et s’assurer que ce personnel suive la formation de la DGDAA;

    Afficher la procédure de numérisation de substitution en vigueur près du numériseur.

    Mon unité déménage. Quelle aide puis-je obtenir de la DGDAA?

    Un déménagement, c’est souvent l’occasion d’optimiser les espaces de classement. Pour y parvenir, il est possible, dans un premier temps, d’appliquer le calendrier de conservation afin de conserver uniquement les dossiers nécessaires au travail, de supprimer les dossiers devenus inutiles et de verser à la DGDAA les dossiers devant être conservés pour leur valeur historique. Aussi, il est possible d’envisager la numérisation de certaines séries documentaires. Afin de faire des choix éclairés en matière de numérisation, n’hésitez pas à faire appel à nos services.