Vous trouvez dans cette section toute l’information pertinente à l’utilisation du logiciel Constellio, la voûte institutionnelle de l’Université Laval. Outre les instructions de travail documentant les principales fonctionnalités de l’outil nous vous proposons également plusieurs trucs et astuces ayant pour but d’en faciliter son utilisation.
Constellio est :
Constellio permet de :
POURQUOI CONSTELLIO ?
Pour répondre à des besoins institutionnels
Pour répondre à des besoins de gouvernance
Pour répondre à des besoins individuels
Permettre aux employés de l’Université Laval d’avoir les bons outils pour gérer une masse documentaire numérique croissante et éparse.
COMMENT IMPLANTER CONSTELLIO DANS SON UNITÉ ?
Communiquer avec la Division de la gestion des documents administratifs et des archives (DGDAA) à l’adresse supportgid@sg.ulaval.ca.
À la suite d’un message d’erreur de l’Agent Constellio, il est recommandé de « Quitter » l’agent pour ensuite le reconnecter. Pour le quitter :
Pour relancer l’agent :
À ce moment, l’agent est reconnecté et prêt à être utilisé. Au besoin, valider simplement s’il est nécessaire de s’authentifier à nouveau pour se connecter
L’option “Rafraîchir” est utilisée lorsqu’un document est emprunté et qu’il n’apparaît pas dans l’agent dans les documents empruntés. Cette option permet de rafraîchir les résultats.
Pour faire une recherche à l’intérieur d’un dossier, utilisez la fonction « Faire une recherche dans ce dossier » accessible depuis la fiche d’un dossier.
Pour que la recherche s’effectue également dans les sous-dossiers, cocher le bouton « Inclure l’arborescence ».
Plutôt que d’envoyer un document en pièce jointe, lorsqu’un document ou un dossier est partagé à une personne qui utilise Constellio, il est possible de tout simplement copier/coller, dans un courriel, le lien vers le document ou dossier :
Porter une attention particulière à ce lien :
Lors du retour d’un document, Constellio demande si le document est une version mineure ou majeure. Voici la distinction entre les deux :
En cas de doute, sélectionner « version majeure ».
Il est possible de comparer 2 versions d’un document à l’aide de l’option « comparer» située dans l’onglet « historique des versions ».
Il est à noter que :
Les versions sont présentées l’une à côté de l’autre avec des couleurs et des symboles :
Éléments supprimés
– Le symbole “-” suivi d’un texte surligné en rouge – rosé : indique l’information qui a été supprimée.
Une suppression implique le retrait complet d’une portion du texte sans qu’aucune phrase ou caractère viennent remplacer l’espace occupé par le texte supprimé.
Éléments ajoutés
– Le symbole “+” suivi d’un texte surligné en vert indique l’information qui a été qui a été ajoutée.
Un ajout implique la rédaction d’une nouvelle portion de texte sans qu’aucune phrase ou caractère ait été modifié directement avant ou après l’ajout.
Éléments modifiés
– Le symbole “≠” suivi d’un texte surligné en jaune indique uniquement les parties du texte qui ont été modifiées (par exemple un changement de tournure de phrase).
Dans le cas où une section est ajoutée ou supprimée avec une modification de phrase ou de caractères, la suppression ou la modification sera considérée comme une modification.
Il est possible supprimer en lot des dossiers et/ou des documents. Cette action est disponible partout où l’on retrouve le bouton « Actions sur la sélection ». Pour y arriver :
Il est possible d’emprunter plusieurs documents à la fois partout où le menu « Actions sur la sélection » s’affiche, après avoir sélectionné des documents avec la case à cocher.
Il est à noter que certains éléments dans Constellio ne peuvent être empruntés comme les dossiers et les courriels. De ce fait, pour ces éléments, la fonction « Emprunter » ne se retrouvera pas dans le menu d’actions.
Les documents auront désormais le statut emprunté par vous.
Attention – lors de l’emprunt de plusieurs documents, ceux-ci ne s’ouvrent pas automatiquement.
Il est possible de retourner plusieurs documents à la fois partout où le menu « Actions sur la sélection » s’affiche, après avoir sélectionné des documents empruntés par vous avec la case à cocher.
Il est à noter que lors d’un retour en lot, le même choix de version majeure ou mineure doit s’appliquer aux documents. En cas de doute, sélectionner « version majeure ».
À tout moment, utilisez la touche F5 pour rafraîchir la page et en actualiser le contenu.
Lorsque vous naviguez à l’intérieur d’un dossier, en mode tableau, il vous est possible de modifier l’affichage des colonnes pour les documents. Dirigez-vous sur la roulette à l’extrême droite et sélectionnez les champs que vous voulez voir s’afficher.
Avec le navigateur Chrome, il est possible d’ajouter Constellio à la barre des tâches.
Ouvrir Constellio dans Chrome, puis avec les trois petits points en haut à droite, aller à Plus d’outils, puis à Créer un raccourci comme dans l’image ici. Donner un nom au raccourci et cocher la case Ouvrir dans une fenêtre.
Le raccourci est désormais sur votre bureau. Pour épingler Constellio à la barre des tâches, il faut faire un clic droit sur le raccourci et sélectionner Épingler à la barre des tâches.
Il est possible de cibler uniquement des dossiers ou des documents dans les résultats de la recherche.
Depuis le module de recherche avancée, il suffit de spécifier si la recherche porte sur des dossiers ou des documents en sélectionnant le Type correspondant. Les résultats affichés ne contiendront que le type sélectionné.
Par les facettes, il faut sélectionner le Type correspondant.
La recherche par chemin permet de rechercher des dossiers ou des documents par chemin d’accès dans Constellio. Il est donc possible de cibler une rubrique du plan de classification, une rubrique de niveau supérieure, un dossier, une unité administrative, un espace virtuel (vue) et de réaliser une recherche à l’intérieur de tout ce qui se trouve sous l’objet ciblé.
Depuis le module de recherche avancée, sélectionner la métadonnée « Chemin » et avec la loupe identifier l’élément à partir duquel réaliser la recherche.
Il est possible d’identifier les dossiers ne contenant aucun document numérique à l’aide de la recherche avancée. Ce critère de recherche peut être utile pour retirer les dossiers vides des résultats d’une recherche ou encore cibler les dossiers vides afin de les supprimer.
Depuis le module de recherche avancé, après avoir sélectionner le Type « Dossier », sélectionner la métadonnée « Contient un document numérique » et avec le menu déroulant, sélectionner NON.
Il est également possible de cibler les dossiers contenant des documents numériques en sélectionnant l’option OUI.
Un élément de configuration du profil de l’utilisateur permet de sélectionner plusieurs facettes avant que les résultats de la recherche ne s’affichent. Autrement, la page des résultats se rafraichit à chaque ajout ou retrait.
Pour appliquer cet élément de configuration :
Attention, même si le bouton « Appliquer » apparaît sous chacune des facettes, il est possible de sélectionner plusieurs facettes et de cliquer sur « Appliquer » une seule fois.
L’option « Cacher le contenu non actif » permet de retirer tous les documents semi-actifs ou inactifs des résultats d’une recherche. Si la consultation de documents contenus dans des dossiers oranges ou mauves est très rarement utilisée dans vos tâches quotidiennes, il peut être utile de cocher cette option pour réduire le nombre de résultats dans vos recherches et ainsi d’accéder à vos documents plus rapidement.
Pour configurer cet élément :
Pour rechercher des dossiers semi-actifs ou inactifs, tant en recherche simple qu’en recherche avancée, il sera nécessaire de retourner dans les configurations personnelles afin de décocher cette option.
Dans Constellio, il est possible d’assigner une tâche à plusieurs personnes. Parmi les utilisateurs assignés à la tâche, une seule personne pourra la compléter et en faire un suivi.
Pour assigner une tâche à plusieurs personnes, il faut tout d’abord choisir l’option « Tâche assignée à plusieurs utilisateurs », sous le champ « Type ».
Cela a pour effet de modifier le formulaire des métadonnées à saisir. Un nouveau champ, nommé « Utilisateurs auxquels la tâche peut être assignée » permet d’identifier plusieurs personnes affectées à la tâche.
Il suffit d’écrire le nom de la personne dans le champ, puis de cliquer sur bouton « Ajouter ». L’utilisateur sera mis dans une liste. Il faut répéter cette étape pour ajouter les autres personnes assignées à la tâche. N’oubliez pas de remplir les autres métadonnées du formulaire, puis de cliquer sur le bouton bleu « Enregistrer ».
Un courriel sera envoyé à tous les utilisateurs assignés à la tâche, les invitants à consulter et à compléter la tâche.
