Projet de Gestion Intégrée des Documents

    Introduction au projet de GID

    Le projet de gestion intégrée des documents (GID) a pour objectif d’assurer une saine gestion des documents administratifs de l’Université, peu importe leur support et leur format, de leur création ou réception jusqu’à leur élimination ou leur conservation. Cela se traduit par l’utilisation de nouveaux outils d’aide à la gestion de l’information, dont un logiciel libre de GID, un plan de classification et un calendrier de conservation, qui soutiennent quotidiennement les unités administratives et leur personnel dans leurs activités et processus d’affaires et permettent à l’Université Laval de répondre à ses exigences légales.

    Parmi les nombreux bénéfices apportés, soulignons:

    • une gestion centralisée des dossiers;
    • une réduction du nombre de doublons;
    • une meilleure gestion des versions des documents;
    • une gestion simplifiée des accès;
    • un repérage plus rapide de l’information;
    • l’augmentation de la qualité et de la pertinence des informations disponibles pour la réalisation des différents mandats.

    Le projet de gestion intégrée des documents s’inscrit également dans la volonté de transformation numérique mise de l’avant dans le nouveau plan stratégique. Un comité directeur encadre le projet et appui l’équipe de la Division de la gestion des documents et des archives.

    Offre de service

    L’offre   de   service   de   la   Division de la gestion des documents administratifs et des archives (DGDAA) vise à présenter les services offerts dans le cadre du programme de Gestion intégré des documents (GID).

     

    ANALYSE DES BESOINS ET STRUCTURE DE L’INFORMATION DES DOCUMENTS NUMÉRIQUES

    L’équipe de la DGDAA analyse les besoins des unités afin de leur recommander des mesures assurant une saine gestion de leurs documents, notamment par la mise en place d’une voûte de documents administratifs, leur permettant ainsi d’être efficaces et efficientes dans leurs sphères d’activités. Elle recommande, à cet effet, l’utilisation d’outils technologiques répondant à leurs besoins.

    Elle propose également une structure de l’information adaptée aux documents numériques qui est personnalisée aux besoins de l’unité et à sa réalité documentaire.

     

    SERVICE-CONSEIL ET ACCOMPAGNEMENT

    Une vaste gamme de service-conseil et d’accompagnement est offerte aux unités afin de mieux les outiller dans leur gestion documentaire, qu’elle soit numérique ou papier.  Il peut s’agir d’aide au déclassement, de conseil pour le démarrage d’un projet de numérisation, de bonnes pratiques de gestion documentaire, etc. La DGDAA supporte également les unités administratives dans l’utilisation des outils de gestion documentaire, notamment dans l’utilisation de la structure de l’information, dans l’application des règles de conservation ou dans l’utilisation du logiciel Constellio.

     

    FORMATION

    Des formations aux principaux outils de gestion documentaire sont offertes aux employés de l’Université. Elles peuvent prendre la forme d’ateliers de groupe ou de séances personnalisées. Cette offre de formation peut s’adapter selon les besoins des unités.

     

    ENTREPOSAGE

    La DGDAA met à la disposition des unités un entrepôt de documents semi-actifs leur permettant de se libérer des dossiers qui ne sont consultés qu’occasionnellement, mais qui doivent être conservés pour leur valeur financière, administrative ou légale, conformément au calendrier de conservation de l’Université Laval.

    Un service de rappel et de transfert des dossiers semi-actifs est également offert. Cela permet aux unités de récupérer rapidement leurs dossiers entreposés à l’entrepôt semi-actif pour consultation ou réactivation.

     

    TRANSITION DES DOCUMENTS À VALEUR HISTORIQUE

    La DGDAA assure la transition des documents numériques et papier de l’unité vers les archives institutionnelles où ils seront conservés et préservés pour leur valeur historique.

     

    Notre équipe

    Notre équipe de GID est disponible pour répondre à vos questions et vous soutenir dans les différentes opérations liées au projet. N’hésitez surtout pas à nous contacter :

    Équipe GID

    T  418 656-2131, poste 404513

    supportgid@sg.ulaval.ca