Soutenir l’administration et constituer la mémoire

COVID-19

Dans la foulée des mesures mises en place par l’Université Laval dans le cadre de la pandémie de Covid-19, l’accès à nos fonds d’archives doit se faire sur rendez-vous seulement en écrivant à l’adresse archives.historiques@sg.ulaval.ca.

De même, le télétravail est désormais le mode de prestation de services attendu des employés. La Division de la gestion des documents administratifs et des archives (DGDAA) aimerait rappeler les bonnes pratiques de gestion des documents, lesquelles demeurent en période de télétravail. 

  • Classer, sur vos partages réseaux d’unité ou sur Constellio, tous documents et dossiers créés dans des outils autres. En effet, plus que jamais, il est important de centraliser les documents administratifs de l’Université Laval et d’en permettre le partage et l’accès à vos collègues. 
  • Envoyer le lien vers les documents plutôt que de joindre le document dans un courriel. Cela aura un effet minimal sur la bande passante de l’institution en plus de diminuer les multitudes de copies et de versions des documents
  • Protéger les renseignements personnels ou sensibles. Assurez-vous de les déposer ou de les partager dans un endroit sécuritaire si vous devez les partager à des collègues en dehors de l’UL.

La DGDAA demeure active pour répondre à vos questions. Vous pouvez communiquer avec nous à cette adresse : supportgid@sg.ulaval.ca

Nous en profitons pour vous rappeler que la DGDAA travaille actuellement à déployer sur le campus le projet de gestion intégrée des documents (GID). Ce projet a pour objectif de mettre en place des outils qui permettront d’assurer un accès aux documents et une structure commune dans un environnement sécuritaire en plus de permettre à l’Université Laval de répondre à ses exigences légales. Lorsque la situation reviendra à la normale, n’hésitez pas à communiquer avec nous pour en savoir plus !