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Définition

Documents administratifs, produits ou reçus, relatifs à tous les aspects de la gestion administrative des diverses unités d'enseignement, de recherche ou de soutien administratif 

1010    Fourniture de biens et de services          
(Fournisseur, catalogue, appel d'offre, soumission)

1030    Dossiers de gestion d'unités
(Unité liée ou subalterne)

1100    Mission et mandat
(Énoncé de la mission ou du mandat)

1150    Constitution et historique 
(Historique de l'unité, charte, statuts, lettres patentes, sceau, couleurs, armoiries)
Note
Les documents relatifs à l'identification visuelle, au choix d'un logo ou d'un sigle se classent à 10300.

1200    Planification administrative
(Objectif administratif, plan de développement)

1205    Plans directeurs

1206    Calendriers universitaires

1252    Structures administratives
(Création, restructuration, abolition d'une unité, consultation, étude, enquête,projet)

1252-02   Organigrammes

1254    Contrats et ententes
(Accord, protocole, contrat avec une unité de l'Université ou un organisme externe)
Note
Il est recommandé de classer au sujet les contrats ou ententes.
Les ententes ou accords concernant la coopération d'enseignement se classent à 11350, celles concernant la coopération de recherche se classent à 12250.
Les baux se classent à la série 5000 selon le type de location.

1255    Normalisation administrative

1255-01 Politiques, procédures, règlements et méthodes

1255-05 Directives

1255-07 Formulaires, lettres type et modèles

1256    Permis
(Demande de permis)
Note
Il est recommandé de classer au sujet les demandes de permis, par exemple les permis de construction se classent dans la série 5000 Ressources immobilières; les demandes de permis concernant l'utilisation ou l'achat de matières radioactives ou biologiques se classent à 9200 Protection de la personne.

1257  Description et répartition des tâches

1301    Instances décisionnelles et consultatives
Note
Comprend les documents relatifs à l'organisation et au fonctionnement (exemples: création, composition, calendrier des séances, règles de procédure, etc.) des instances ainsi que les documents relatifs aux séances (exemples: convocations, ordres du jour, procès-verbaux, etc.). Les documents relatifs aux principales instances sont classés aux cotes de classification qui suivent.

1301-01    Conseil d'administration

1301-02    Conseil universitaire

1301-03    Comité exécutif

1301-06    Assemblée générale des membres

1301-07    Commission des études

1301-08    Commission de la recherche

1301-09    Commission de l'administration

1301-10    Commission des affaires étudiantes 

1301-25    Instances facultaires
(Conseil de la Faculté, assemblée des professeurs, comité, commission, assemblée des étudiants)

1301-26    Instances départementales
(Assemblée des professeurs, comité)

1301-27    Instances des écoles
(Bureau de direction, assemblée des professeurs, comité, commission)

1301-28    Instances des programmes de premier cycle
(Réunion des directeurs d'ensemble, comité de la Direction générale des programmes de premier cycle)
Note
Les documents relatifs aux comités de programme se classent à 11100

1301-29    Instances des instituts d'études supérieures 
(Conseil de l'Institut, bureau de direction, comité, commission)

1301-30    Instances des centres
(Comité de concertation, bureau de direction, comité, commission)

1301-31    Instances des services auxiliaires ou reliés à l'enseignement
(Bibliothèque, Direction générale de la formation continue, bureau de régie interne, comité-conseil, comité) 

1301-32    Collèges électoraux
(Collège électoral des étudiants, des membres du personnel) 

1301-33    Comités ad-hoc et permanents
(Comité spécial créé par les hautes instances et inscrit au Cahier des nominations)
Note
Il est recommandé de classer au sujet les documents produits par ces instances.

1301-34    Instances des services généraux
(Conseil des résidences, comité de régie ou de coordination)

1302    Instances administratives
(Réunion, rencontre, comité interne, instance mixte : Université Laval et organisme extérieur)
Note
Comprend les instances autres que les instances décisionnelles et consultatives appa­raissant sous 1301.

1303    Nomination et départ des membres d'une instance
(Désignation, processus de nomination, élection, consultation, démission, départ)

1303-03    Nomination du recteur

1303-04    Nomination de doyens

1303-05    Nomination de membres d'une instance

1304    Délégation des pouvoirs
(Pouvoir de représentation, de signature)

1305  Demandes de renseignements
(Correspondance générale)

1350    Évaluation administrative
(Étude et enquête, évaluation de l'unité, accréditation administrative)
Note
Les documents relatifs à l'évaluation, la reconnaissance, l'agrément ou l'accréditation d'un centre de recherche  se classent à 12550. Ceux relatifs à la reconnaissance, à l'agrément  ou à l'accréditation de l'enseignement se classent à 11800.

1352    Rapports administratifs
(Rapport d'activités annuel, quotidien, hebdomadaire, mensuel) 

1353    Plaintes
Note
Les plaintes menant à des recours en justice et les actions judiciaires se classent à 2200

1354    Statistiques administratives
(Statistiques générales tenues par l'unité)

1355    Vérificateur interne

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